Si des modèles d'employé pour la composante « Profil d'emploi » sont définis pour l'entreprise et qu'ils sont actifs, le bouton « Appliquer un modèle d'employé » sera affiché à l'écran. Lorsque vous sélectionnée « Appliquer un modèle d'employé », une fenêtre de sélection d’un modèle s’affiche présentant tous les modèles qui existent pour la compagnie courante pour le « Profil d'emploi ».

Matricule

Champ obligatoire. Le numéro de matricule est généré automatiquement par le système et est modifiable lors de la création. Champ de neuf caractères numériques. Le numéro de matricule doit être unique dans la compagnie.

Employé de la CCQ
Si coché, une section « Construction » contenant les paramètres CCQ sera affichée dans la section rémunération.

Disponibilité

Champ obligatoire. Si la disponibilité est à Inactif, Terminé, Congé ou Vacances, aucune paie ne sera générée pour l’employé. Lorsque l’option Terminé est sélectionnée pour la première fois, l’écran du relevé d’emploi est affiché après l’enregistrement.

Paiement de départ

Champ obligatoire. Affiché par défaut avec la valeur Chèque séparé si la disponibilité est modifiée à Terminé et/ou Inactif (selon les paramètres de l'entreprise) et si l'option Déclencher automatiquement  le départ lorsque l'employé est terminé est activée. Les valeurs possibles sont :

• Avec la paie
• Chèque séparé - par défaut
• Ne pas payer

Statut d’emploi

Champ obligatoire. Taux de cotisation de l’employeur à l’assurance-emploi. Valeurs : Taux régulier ou Taux réduit.

Province de paie

Champ obligatoire. La province de paie détermine la table d’impôt utilisée. Par défaut, la province de paie est celle du lieu où la compagnie est établie. Pour la modifier, sélectionnez la province de paie de l’employé à l’aide de la liste déroulante. Prenez note que vous devez détenir un bureau dans la province que vous indiquez comme province de paie. La liste déroulante est affichée seulement si la compagnie a plusieurs provinces. Si la compagnie n'a pas plusieurs provinces, la province de la compagnie sera affichée par défaut et elle ne sera pas modifiable.

Travail hors Canada
Champ disponible sur demande seulement. Sert à faire le calcul de l'assurance emploi pour un employé travaillant hors du Canada.

Taux utilisable

Champ obligatoire. Permet d’identifier le mode de rémunération utilisé pour le calcul de la paie.

Affiche salaire

Champ obligatoire. Permet de préciser le type d’information à afficher à l’en-tête de l’écran Saisie de la paie sur les rapports et sur les effets de paie de la compagnie.

Classe de sécurité
Champ optionnel.  Fait référence à la liste client permettant de définir les classes de sécurité personnalisées des employés pour leurs entreprises. Ce champ permet de regrouper des employés selon des critères particuliers.

Date d’embauche

Date du premier jour de travail de l’employé au sein de la compagnie.

Date de réembauche
Date de réembauche de l'employé au sein de la compagnie.

L'hyperlien Épisodes d'emplois antérieurs s'affichera à droite de la date de réembauche, si l'employé possède un historique d'épisodes d'emplois, c'est-à-dire qu'il a été réembauché dans la même compagnie, avec le même matricule. S'il y a plus d'un épisode, une liste déroulante permet de sélectionner l'épisode à afficher.

Date d’ancienneté

Correspond habituellement à la date d'embauche.

Date de départ

Date du dernier jour travaillé. Elle sera imprimée sur le relevé d’emploi.

Raison du départ

Sera imprimée sur le relevé d’emploi.

Explication de cessation d'emploi

Cette zone de texte est disponible lorsque la disponibilité de l'employé est Terminé.  À titre informatif seulement, ne sera pas inscrit sur le relevé d'emploi.

Autres dates

    Date de réembauche

   Date de retour au travail de l’employé. Elle doit être postérieure ou égale à la date d’embauche. Elle est utilisée lors de la production d'un relevé        

   d’emploi. Si aucune date de réembauche n’a été saisie, la date d’embauche sera imprimée sur le relevé d’emploi.
 

    Date de dernier R.E.

   Date de production du dernier relevé d'emploi de l'employé.

 

    Date de dernière augmentation

    Date de la dernière augmentation de salaire de l'employé.

 

    Date de changement de poste

    Date du dernier changement de poste de l'employé.

 

    Date 1

    Date qui peut être personnalisée par le client.

 

    Date 2

      Date qui peut être personnalisée par le client.

Poste

Champ obligatoire.

Unités administratives

Si l'entreprise utilise cette structure administrative, ce champ sera disponible. Il permettra d'associer l'employé à l'unité choisie et aux gains et déductions relatifs à cette unité.

Division

Champ affiché, selon la valeur saisie à la fiche du poste ou de l'unité administrative, si cette option est utilisée par l'entreprise.

Service

Champ affiché, selon la valeur saisie à la fiche du poste ou de l'unité administrative, si cette option est utilisée par l'entreprise.

Département

Champ affiché, selon la valeur saisie à la fiche du poste ou de l'unité administrative, si cette option est utilisée par l'entreprise.

Sous département

Champ affiché, selon la valeur saisie à la fiche du poste ou de l'unité administrative, si cette option est utilisée par l'entreprise.

Fréquence de paie
Indique la fréquence de la paie.

Supérieur immédiat

Nom et prénom du supérieur de l’employé. Un écran de type « pop-up » permet de sélectionner le supérieur.

Fonction

Champ obligatoire. Permet de préciser la profession de l’employé; celle-ci apparaît sur le relevé d’emploi. Ce champ n'est pas affiché pour un employé de la CCQ.

Classe
Si l'entreprise n'a qu'une seule classe, cette classe sera affichée sous forme de libellé. Si la classe est définie dans le poste, cette classe sera affichée.

Groupe de travail
Si l'entreprise n'a qu'un seul groupe de travail, ce groupe sera affiché sous forme de libellé. Si le groupe est défini dans le poste, ce groupe sera affiché.

 

Équipe
Ce champ indique l’équipe de l'employé. 

 

Ce champ est affiché seulement si l'entreprise adhère à l'offre Temps et présences – feuilles de temps ou Temps et présences – professionnel.

Statut horaire

Champ obligatoire. Identifie le lien contractuel de l’employé avec l’entreprise. N’a aucun impact sur le calcul de la paie.

Échelle salariale

Échelle salariale à laquelle est associé l'employé. Les échelles salariales disponibles sont spécifiées à l'écran Échelle salariale. Si une échelle est associée au poste attribué à l'employé, celle-ci sera automatiquement amenée à l'employé. Si l'échelle salariale est du type « à échelons », un champ permettra la saisie de l'échelon de l'employé. Dans ce cas, le salaire associé à l'échelon de l'échelle salariale sera utilisé pour calculer automatiquement le taux de l'employé.

Ce champ est affiché seulement si l'entreprise adhère au module RH professionnel.

Nombre d'heures par jour

Nombre d'heures travaillées par jour.

Ce champ est affiché seulement si l'entreprise adhère au module RH professionnel.

Nombre de jours par semaine

Nombre de jours travaillés par semaine.

Ce champ est affiché seulement si l'entreprise adhère au module RH professionnel.

Nombre d’heures par paie

Champ obligatoire. Nombre d’heures travaillées par période de paie. Il est important d’entrer le nombre d’heures de la période de paie.

Taux horaire

Si l’employé est payé à l’heure, indiquez le taux horaire (RÉMUNÉRATION). L'hyperlien Taux horaires antérieurs permet de visualiser les taux horaires de l'employé (actuel et antérieurs) ainsi que les dates des changements. 

Salaire par période

Le système calcule automatiquement le taux horaire en divisant le salaire versé par les heures de base. Ce champ est utilisé pour les employés payés à salaire fixe, indépendamment du nombre d’heures travaillées.

Salaire annuel

Pour les employés dont le taux est saisi manuellement (TAUX UTILISABLE = MANUEL), un salaire annuel de 1 $ doit être saisi. Le système calculera le taux horaire selon le nombre de paies par année.

Salaire selon différentes périodes
Cet écran affiche le salaire d'un employé selon différentes périodes de temps.
Les périodes sont affichées dans l'ordre suivant: 

• Heure
• Jour
• Semaine
• Quinzaine
• Bimensuelle
• 4 semaines
• Mois
• Année

Ratio comparatif

Représente le pourcentage de salaire annuel de l'employé par rapport au salaire de référence (annualisé) de l'échelle. Le ratio ne peut être calculé que si l'échelle salariale est saisie à l'employé et le salaire de référence saisi dans la définition de l'échelle.

Ce champ est affiché seulement si l'entreprise adhère au module RH professionnel.

Date de changement de salaire
Lors d'un ajout d'employé, c'est cette date qui sera inscrite. Lors de modification de salaire, la date sera inscrite.

Construction

Secteur :
Secteur CCQ.  La liste contient les données de la table des secteurs CCQ.

Métier :
Métier CCQ. La liste contient les données de la table des métiers CCQ de la compagnie. 

Annexe :
Annexe CCQ. La liste des annexes est rafraîchie à la suite de la sélection du secteur et du métier. Les combinaisons valides se trouvent dans la table des taux. 

Apprenti :
Niveau d'apprentissage. Une liste déroulante est construite à partir de la tables des taux en fonction du secteur, du métier et de l'annexe saisis.

 

Syndicat
Syndicat CCQ. La liste contient les données de la table des syndicats CCQ.

Local :
Syndicat local. La liste contient les données de la table des syndicats locaux CCQ pour le syndicat de l'employé. Ce champ est accessible et devient obligatoire seulement si le syndicat est présent à la table des syndicats locaux .

Région :
Région CCQ. La liste contient les données de la table des régions CCQ.

Statut CCQ:
Statuts CCQ. La liste contient les données de la table des statuts CCQ.

De base

Champ obligatoire. L’option Montant de base apparaît par défaut lors de la création d’un employé et s’applique à une personne célibataire ou considérée célibataire pour le calcul d’impôt. Cette option a une valeur monétaire correspondant à l’exemption de base pour l’année en cours.

Lorsqu'un employé n’a pas à payer d’impôt, choisir l’option Aucun impôt (exemple : un étudiant).

Lorsqu'un employé veut payer de l’impôt au premier dollar gagné, choisir l’option Aucune exemption au fédéral et l’option Aucun crédit au provincial.

Supplémentaire

Par exemple, pour un employé ayant une personne à charge, indiquez le montant de base dans la première colonne et le montant de la personne à charge dans la deuxième ligne.

Région éloignée

Une personne travaillant en région éloignée peut demander une réduction d’impôt. Entrez le montant applicable dans cette case. Au Québec seulement, vous pouvez entrer dans cette case les crédits d’impôt demandés pour des frais de garde ou des frais de scolarité.

Pension alimentaire

S’il s’agit d'une pension alimentaire pour enfants, l’employé peut obtenir une lettre d’autorisation pour déduction d’impôt, si l’ordonnance du tribunal ou l’accord écrit est antérieur au 1er mai 1997.

Par contre, s’il s’agit d’une pension alimentaire pour le conjoint, la personne peut demander une autorisation pour déduction d’impôt. Vous entrez alors le montant annuel applicable.

On peut aussi indiquer les montants d’exemption au REER, suite à une autorisation en provenance des gouvernements.

Si vous n’obtenez pas cette autorisation en début d’année, utilisez le mode de calcul mentionné dans la lettre pour déterminer le montant que vous devez entrer dans cette case.

Crédits

Cette option permet d’indiquer les autres crédits d’impôt fédéral/provincial, notamment les frais médicaux et les dons de bienfaisance autorisés par les gouvernements.

Réduction

Les champs sous réduction permettent à un employé travaillant au Québec, mais ayant sa résidence dans une autre province, d'obtenir une réduction d'impôt.

Il y a trois champs possibles : de base, supplémentaire ainsi que crédit.

Les valeurs doivent être les mêmes que celles inscrites au fédéral.

Il est important de savoir que seuls les employés ayant une autorisation en provenance du gouvernement fédéral peuvent bénéficier de cette réduction.

Ce champ est affiché seulement si le dossier de l'entreprise a la configuration nécessaire.

 

Description
Description du fichier dans  la langue de l'utilisateur

 

Fichier
Le nom du fichier. 

• Mode téléchargé : le texte est en lecture seulement. 

• Mode enregistré : le texte est en hyperlien.

• Mode ajout : contrôle de téléchargement avec le bouton parcourir (Browse).

Taille
La taille du fichier.

Sachant que l'espace de stockage par entreprise est de 10 Go et la taille maximale d'un fichier (document annexé) est de 10 Mo.

Importé le
La date à laquelle le fichier a été chargé. 

 

Importé par
Le prénom et le nom de l'utilisateur qui a téléchargé le fichier.

 

 

Raison de la modification
Permet d'identifier la raison de la modification. À l'aide du menu déroulant, vous pouvez choisir la raison ou en ajouter une nouvelle en  sélectionnant Ajouter un élément.