Consulter et mettre à jour la liste des personnes-ressources

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Consulter et mettre à jour la liste des personnes-ressources

Accès : Gestion des utilisateurs > Outils > Accéder aux personnes-ressources

✓ Cet écran affiche la liste des personnes autorisées à communiquer avec notre service de paie ainsi que leurs droits d’accès. Les types d'utilisateurs qui peuvent se retrouver dans cette liste sont :

▪Responsable d'application (droit octroyé par défaut)

▪Personne-ressource seulement (droit octroyé par défaut)

▪Utilisateur accès aux fonctions (vous devez lui octroyer le droit)

✓La gestion des personnes-ressources au sein de votre entreprise est importante afin que vous puissiez exercer un meilleur contrôle sur les accès aux données personnelles et de rémunération de vos employés.
Quelques exemples nécessitant des ajustements : une fin d’emploi définitive, un congé temporaire (congé parental, maladie, etc.), un changement de poste qui requiert une modification des accès aux données (promotion ou rétrogradation) et une nouvelle firme comptable ou financière.

Informations utiles sur les champs du tableau

Champ

Description

Compagnie

Numéro de la compagnie à laquelle l’utilisateur a accès.  

Priorité d’appel

Priorité d’appel déterminée pour cet utilisateur. Notre service à la clientèle respecte les priorités d’appel pour communiquer avec votre entreprise. Pour les entreprises ayant plus d’une compagnie, l’hyperlien permet d’accéder directement à la fonction Priorité d’appel pour soutien à la clientèle.

Téléphones/courriel  

Coordonnées téléphoniques et adresse de courriel auxquelles on peut joindre l’utilisateur.  

Identification

Informations personnelles sur l’utilisateur. Un hyperlien permet d’accéder directement au Profil de l’utilisateur. De là, vous pouvez modifier le Statut et retirer le rôle de Personne-ressource.

Utilisateur

Renseignements sur le type d’utilisateur, le statut et la date de la dernière authentification.

✓S’il y a longtemps que l’utilisateur s’est authentifié, il pourrait être préférable de retirer son rôle de Personne-ressource.          

Accès struc.

Accès à la structure administrative octroyé à l’utilisateur. Cliquez sur l’hyperlien pour accéder à l’écran Accès aux compagnies pour connaître ou modifier les accès de l’utilisateur.  

✓Complet : l’utilisateur a accès à toute la structure administrative (département, services, etc.). Cependant, il est possible qu’il n’ait pas accès à toutes les compagnies;  

✓Partiel : l’utilisateur a un accès limité à certains éléments de la structure administrative.

Type d’intervenant

Précisions sur le rôle de l’utilisateur.  

 

Idée_transp

Utilisez les filtres pour cibler une compagnie, une priorité d'appel ou une personne en particulier.  

Que voulez-vous faire ?

hmtoggle_arrow1Ajouter une nouvelle personne-ressource seulement (nouvel utilisateur)

Accès : Gestion des utilisateurs >Ajouter un utilisateur

1Sous Identification, sélectionnez le Type d’utilisation « Personne-ressource seulement ».

2Saisissez le Code d’utilisateur désiré.

▪Le code d’utilisateur doit contenir entre 6 et 10 caractères alphanumériques.

Si vous créez l’utilisateur à partir de la fonction Embaucher veuillez poursuivre à l’étape 5 et cliquez hmtoggle_plus1 ici pour obtenir des précisions.

▪Décochez la case Accès au libre-service.

▪Le Nom de famille, le Prénom et le Sexe à la naissance sont remplis automatiquement.

3Inscrivez le Nom de famille et le Prénom.

4Sélectionnez le Sexe à la naissance.

5Si vous n’avez qu’une seule compagnie, la section Informations personne-ressource s’affiche. Cochez la case associée au type d’intervenant et inscrivez le chiffre correspondant à la priorité d’appel. Si vous avez plus d’une compagnie, vous aurez à effectuer cette étape ultérieurement.

6Sous Téléphones, inscrivez au minimum le numéro de téléphone cellulaire ou principal.

▪Si le champ du numéro de téléphone principal est vide, le numéro de téléphone cellulaire y sera automatiquement copié.

7Sous Préférences de communication, sélectionnez la langue de communication.

8Cliquez sur Suivant. Si vous avez plusieurs compagnies avec nous, cliquez hmtoggle_plus1 ici. Sinon, poursuivez à l'étape 9.

a)Cliquez sur Ajouter une compagnie.

b)Sélectionnez une compagnie

c)Cochez le Type d’intervenant désiré.

d)Inscrivez un chiffre pour déterminer la priorité d’appel.

e)Cliquez sur Suivant et poursuivez à l'étape 9.

Trucs et astuces

Supprimez un accès à une compagnie en cliquant sur l’icône x bleu.

9Lisez attentivement les informations affichées à l’écran, puis cliquez sur Imprimer lettre pour remettre une lettre contenant le mot de passe et le code d’utilisateur au nouvel utilisateur.

avertissemnt jaune

Le mot de passe temporaire est valide pour 30 jours.    

10Cliquez sur Terminer pour terminer le processus de création.

▪Si vous avez omis d’imprimer la lettre, sélectionnez le nouvel utilisateur dans la Liste des utilisateurs (Gestion des utilisateurs > Liste des utilisateurs) et réinitialisez le mot de passe à l’aide de la fonction Mot de passe (Gestion des utilisateurs > Profil de l’utilisateur). Le bouton Imprimer lettre sera affiché et vous permettra de remettre les informations à votre employé.

hmtoggle_arrow1Désactiver ou réactiver le statut d'une personne-ressource

1Accédez au profil de l'utilisateur en cliquant sur le lien de son code, affiché dans la colonne Identification.  

2Une fois dans le profil de l'utilisateur, sélectionnez le Statut « Actif » pour réactiver l’utilisateur ou « Inactif » pour le désactiver.  

3Cliquez sur Enregistrer pour compléter la procédure.
hmtoggle_arrow1Modifier le type d'intervenant et les priorités d'appels (si vous avez une seule compagnie)

1Accédez au profil de l'utilisateur en cliquant sur le lien de son code, affiché dans la colonne Identification.

2Sous la section Informations personne-ressource, apportez les modifications souhaitées.

3Cliquez sur Enregistrer pour compléter la procédure.  
hmtoggle_arrow1Modifier le type d'intervenant et les priorités d'appels (si vous avez plus d'une compagnie)

1Accédez au profil de l'utilisateur en cliquant sur le lien de son code, affiché dans la colonne Identification.

2Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Priorité d'appel pour soutien à la clientèle.

3Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer pour compléter la procédure.
hmtoggle_arrow1Retirer le droit de communication à un utilisateur Accès aux fonctions

Accédez au profil de l'utilisateur en cliquant sur le lien de son code affiché dans la colonne Identification

1Sélectionnez « Non » dans le champ Personne-ressource. C'est le dernier champ de la section Identification.  

2Cliquez sur Enregistrer pour compléter la procédure.  
hmtoggle_arrow1Supprimer définitivement un utilisateur (Personne-ressource seulement ou Utilisateur-Accès aux fonctions)  

Accédez au profil de l'utilisateur en cliquant sur le lien de son code affiché dans la colonne Identification

1Cliquez sur Supprimer.

2Confirmez la suppression en cliquant sur OK.

Les procédures suivantes s'appliquent seulement aux Utilisateurs-accès aux fonctions.    

hmtoggle_arrow1Autoriser un utilisateur existant à communiquer avec notre service à la clientèle

Accès : Gestion des utilisateurs > Profil de l'utilisateur > Profil de l'utilisateur

1Accédez au profil de l'utilisateur.  

2Sélectionnez « Oui » dans le champ Personne-ressource (dernier champ de la section Identification).  

3Sous Téléphones, inscrivez au minimum le numéro de téléphone cellulaire ou principal.

▪Si le champ du numéro de téléphone principal est vide, le numéro de téléphone cellulaire y sera automatiquement copié.

4Cliquez sur Enregistrer.

hmtoggle_plus1 Prochaines étapes si vous n'avez qu’une seule compagnie

a)La section Informations personne-ressource s’affiche. Cochez la case associée au type d’intervenant.

b)Inscrivez le chiffre correspondant à la priorité d’appel.

hmtoggle_plus1 Prochaines étapes si vous avez plus d'une compagnie

a)Vous serez redirigé dans l'écran Priorité d'appel pour soutien à la clientèle. Cliquez sur Ajouter une compagnie.

b)Sélectionnez une compagnie

c)Cochez le Type d’intervenant désiré.

d)Inscrivez un chiffre pour déterminer la priorité d’appel.

5Cliquez à nouveau sur Enregistrer pour terminer la procédure.  
hmtoggle_arrow1Modifier les accès aux compagnies

1Accédez au profil de l'utilisateur en cliquant sur le lien de son code, affiché dans la colonne Identification, puis cliquez sur Accès aux compagnies affiché dans le menu de gauche.    

2Cochez les compagnies et les niveaux de la structure administrative auxquels l’utilisateur aura accès.  

Trucs et astuces

Pour donner accès à toutes les compagnies ou à toute la structure, cochez la case Accès à toutes les compagnies ou la case Accès à toute la structure.

3Cliquez sur Enregistrer.

hmtoggle_arrow1Modifier les accès aux fonctions

1Accédez au profil de l'utilisateur en cliquant sur le lien de son code, affiché dans la colonne Identification, puis cliquez sur Accès aux fonctions affiché dans le menu de gauche.    

2Sous Définition de l'accès aux fonctions, si vous gérez les rôles, cliquez hmtoggle_plus1 ici. Sinon, passez à l'étape 3.

a)Sélectionnez « Par rôle » dans Assignation des fonctions.

b)Sélectionnez le rôle désiré.

c)Cliquez sur Enregistrer.

Pour obtenir plus de renseignements sur les rôles d’utilisateurs, voir Gestion des rôles d'utilisateur.

3Sous Définition de l'accès aux fonctions, sélectionnez « Par sélection » dans Assignation des fonctions.

4Sous Liste des accès aux fonctions, sélectionnez :

▪« Aucun accès », pour ne pas attribuer l’accès à des fonctions.

▪« Accès complet » pour attribuer l’accès à toutes les fonctions.

▪« Sélection par fonction » pour limiter l’accès à certaines fonctions.

Important

▪Si vous choisissez « Sélection par fonction », pour chacune des fonctions, sélectionnez :

o« Complet » pour donner l’accès complet (les données éditables pourront être modifiées par l’utilisateur).

o« Lecture » pour donner l’accès en lecture seule (les données éditables ne pourront pas être modifiées par l’utilisateur).

o« Aucun » pour ne pas donner accès à la fonction.

▪Si vous remplacez l’attribut « Accès complet » au Libre-service par « Sélection par fonction » :

oL’accès complet aux fonctions Relevés de paie et Feuillets d'impôt est octroyé par défaut et ne peut être modifié.

oL’accès complet aux fonctions Renseignements personnels et Contacts en cas d'urgence est octroyé par défaut et peut être modifié.

▪Certains droits d’accès aux fonctions doivent être attribués conditionnellement à d’autres pour que l’utilisateur puisse avoir accès à une fonction. Nous vous recommandons d’attribuer les droits d’accès aux fonctions par section. Par exemple, « Accès complet » pour la section Paie et RH.  

 

Points à retenir

Fonctions à cocher sous la section Données confidentielles pour autoriser un utilisateur à visualiser les informations suivantes :

▪Afficher le salaire : permet de contrôler l’affichage des informations salariales.

oSi l’accès Complet est coché : l’utilisateur peut consulter toutes les informations salariales.

oSi Aucun accès est coché : l’utilisateur n’a pas accès à certaines fonctions, et les fonctions auxquelles il a droit n’affichent ni le taux horaire ou salaire annuel, ni aucune autre information permettant d’identifier le salaire d’un employé. Voir l’exemple ci-dessous et la Liste des fonctions limitées et non accessibles - si « Aucun accès » est sélectionné pour la fonction Afficher le salaire.

Par exemple :

Si l’utilisateur a accès à la fonction Banques et que l’accès Complet est coché pour Afficher le salaire, l'écran affiche un hyperlien sur les banques de type montant et des valeurs dans la colonne Montant.

Si l'utilisateur a accès à la fonction Banques et qu'Aucun accès est coché pour Afficher le salaire, l'écran n’affiche aucun hyperlien sur les banques de type montant, ni aucune valeur dans la colonne Montant.

▪Documents annexés : permet d’afficher la section Documents annexés dans les fonctions Emploi et rémunération et Résumé du profil d’emploi ainsi que dans les fonctions qui sont offertes avec la solution Ressources humaines (Absences, Accidents de travail, Mesures disciplinaires).  

▪Documents confidentiels : permet à un utilisateur de consulter les documents catégorisés « confidentiels » dans la section Documents annexés.

▪Informations personnelles : permet de contrôler l’affichage des champs Numéro d’assurance sociale, Date de naissance, Âge, Numéro d’assurance maladie, Numéro de permis de conduire – classe et Code d’utilisateur.

oSi l’accès Complet est coché : l’utilisateur peut consulter tous les champs.

oSi Aucun accès est coché : l’utilisateur n’a pas accès à certaines fonctions et les fonctions auxquelles il a accès n’affichent pas les champs et n’indiquent aucune valeur. Voir l’exemple ci-dessous et la Liste des fonctions limitées et non accessibles - si « Aucun accès » est sélectionné pour la fonction Informations personnelles.

Par exemple :

Si l'utilisateur a accès à la fonction Relevé d’emploi, mais qu’Aucun accès est coché pour Informations personnelles, le numéro d’assurance sociale de l’employé ne sera pas affiché à l'écran.

5Cliquez sur Enregistrer.
hmtoggle_arrow1Modifier les accès aux rapports

1Accédez au profil de l'utilisateur en cliquant sur le lien de son code, affiché dans la colonne Identification, puis cliquez sur Accès aux rapports affiché dans le menu de gauche.  

2Cochez les rapports désirés.

Trucs et astuces

Pour donner accès à tous les rapports, cliquez sur Sélectionner tous les rapports.

3 Cliquez sur Enregistrer pour compléter la procédure.

 

Pour en savoir plus

Gestion des utilisateurs - Information complémentaire